DepotFlow — het operationele platform voor logistieke service partners
Verantwoordelijke: PrimeSelects (h.o.d.n. DepotFlow), KvK 94933898, BTW NL005118556B18, Zambezistroom 13, 2721 DC Zoetermeer · [email protected]
DepotFlow is een handelsnaam van PrimeSelects, een eenmanszaak ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 94933898 (BTW NL005118556B18), gevestigd te Zambezistroom 13, 2721 DC Zoetermeer.
Voor vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van jouw persoonsgegevens kun je contact opnemen via [email protected].
Wanneer je via het aanvraagformulier op onze marketingsite contact met ons opneemt, verwerken wij: bedrijfsnaam, KvK‑nummer, jouw naam, e‑mailadres, telefoonnummer, aantal chauffeurs (in een bereik), een eventueel bericht, jouw IP‑adres en de browser‑identificatie.
Grondslag: artikel 6 lid 1 onder b AVG (precontractuele uitvoering — wij hebben de gegevens nodig om je te kunnen terugbellen). Retentie: maximaal 90 dagen, daarna automatisch verwijderd.
Wanneer je service partner wordt en een account krijgt, verwerken wij: jouw e‑mailadres, naam, gehashte wachtwoord (bcrypt), bedrijfsgegevens (KvK, BTW, IBAN, adres), branding (logo, kleurstelling), audit‑log van mutaties, sessietokens met IP‑adres en globale locatie (land/stad/ASN) op basis van IP‑lookup voor beveiligingsdoeleinden, en eventuele foutmeldingen die het platform genereert.
Grondslag: artikel 6 lid 1 onder b AVG (uitvoering van de overeenkomst) en artikel 6 lid 1 onder f AVG (gerechtvaardigd belang voor beveiliging, fraudepreventie en incidentonderzoek).
Voor ZZP‑chauffeurs die door jou (de SP) zijn aangemeld in het Platform, verwerken wij: naam, adres, e‑mailadres, telefoonnummer, KvK‑nummer, BTW‑status, IBAN, rijbewijsgegevens (nummer, geldigheid, categorie, scan), voertuiggegevens, contracten, KPI‑historie, beschikbaarheid, schade‑meldingen (inclusief foto en GPS‑locatie van het incident) en declaraties.
Wij verwerken voor ZZP‑chauffeurs geen BSN, geen identiteitsdocument en geen geboortedatum — dit is op platform‑niveau afgedwongen.
Grondslag: artikel 6 lid 1 onder b AVG (uitvoering van de overeenkomst tussen jou en je chauffeur, waarbij DepotFlow als verwerker namens jou optreedt) en artikel 6 lid 1 onder f AVG (gerechtvaardigd belang voor beveiliging).
Uitsluitend wanneer jij als SP de loondienst‑module hebt geactiveerd, verwerken wij voor loondienst‑chauffeurs aanvullend: geboortedatum, identiteitsdocument (paspoort of ID‑kaart) inclusief nummer, geldigheid en scan, Burgerservicenummer (BSN), contract‑startdatum en de indicatie loonheffingskorting.
Grondslag: artikel 6 lid 1 onder c AVG (wettelijke verplichting van de SP onder de Wet op de loonbelasting 1964 en de Wet identificatieplicht), met DepotFlow als verwerker namens de SP.
Grondslag specifiek voor BSN: artikel 87 UAVG (verwerking van nationale identificatienummers) juncto de Wet algemene bepalingen burgerservicenummer (Wabb), in het kader van de loonadministratie van de SP.
Op de marketingsite (depotflow.nl) plaatsen wij uitsluitend functionele en beveiligingscookies — geen analytische of marketingcookies, en daarom geen toestemmingsbanner. In het ingelogde Portaal plaatsen wij een sessietoken om je ingelogd te houden. Voor de volledige lijst zie onze Cookieverklaring.
Voor de uitvoering van de dienst maken wij gebruik van de volgende subverwerkers:
| Subverwerker | Doel | Locatie |
|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH | Hosting van het Platform (VPS in Nederland/Duitsland) | EU |
| Cloudflare, Inc. | DDoS‑bescherming, DNS, Tunnel en anti‑bot (Turnstile) | EU/VS (SCCs) |
| Mollie B.V. | SEPA‑incasso en betalingen | EU (NL) |
| Resend, Inc. | Verzending transactionele e‑mails (wachtwoord‑reset, factuur, contractnotificaties) | EU/VS (SCCs) |
Wij informeren je minimaal 30 dagen vóór toevoeging of vervanging van een subverwerker. Je hebt het recht bezwaar te maken; bij gegrond bezwaar wordt de overeenkomst zonder kosten beëindigd.
Doorgifte van persoonsgegevens buiten de EER (Cloudflare en Resend hebben hoofdkantoor in de VS) vindt uitsluitend plaats op basis van Standard Contractual Clauses (SCCs) als bedoeld in Uitvoeringsbesluit (EU) 2021/914, met aanvullende technische en organisatorische maatregelen waar nodig.
| Gegevenscategorie | Bewaartermijn |
|---|---|
| Marketing‑aanvragen | 90 dagen (hard delete) |
| SP‑account + operationele bedrijfsdata | Looptijd overeenkomst + 60 dagen, tenzij wettelijke bewaarplicht |
| Fiscaal‑relevante bedrijfsdata (facturen, specs, KPI, contracten) | 7 jaar (artikel 52 lid 4 AWR) |
| Loonadministratie (BSN, loondienstcontracten) | 7 jaar na uitdiensttreding (artikel 52 lid 4 AWR) |
| Identiteitsdocumenten + rijbewijsscans | Looptijd relatie SP↔bezorger + 12 maanden |
| Communicatie (transactionele e‑mails) | 2 jaar |
| Inloggegevens (sessies) | Periodiek opgeschoond na deactivering |
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen:
depot_id uit de JWT, nooit uit de request body; safe_path validatie voor alle bestandsoperatiesOp grond van de AVG heb je het recht op:
Om een van deze rechten uit te oefenen, mail je naar [email protected]. Wij verifiëren je identiteit en reageren binnen 30 dagen. Aan dit verzoek zijn geen kosten verbonden.
Je hebt daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl) als je vindt dat wij niet correct met jouw gegevens omgaan.
Voor clickwrap‑acceptaties (algemene voorwaarden en verwerkersovereenkomst) houdt DepotFlow een sluitend logboek met IP‑adres, tijdstip, browser‑identificatie en versie van het geaccepteerde document. Voor overige verwerkingsactiviteiten houdt DepotFlow waar nodig een intern register conform artikel 30 AVG en stelt dit op verzoek beschikbaar aan de Autoriteit Persoonsgegevens.
Wij kunnen deze privacyverklaring eenzijdig aanpassen. Wezenlijke wijzigingen worden minimaal 30 dagen vóór ingangsdatum aangekondigd via een banner in het Platform en per e‑mail aan het contactadres van de SP. De actuele versie staat altijd op deze pagina, met onderaan het versienummer en de ingangsdatum.
Voor vragen, verzoeken of klachten:
PrimeSelects (h.o.d.n. DepotFlow)
Zambezistroom 13, 2721 DC Zoetermeer
KvK 94933898 · BTW NL005118556B18
[email protected]
De Chrome‑extensie DepotFlow KPI Sync haalt KPI‑gegevens van chauffeurs op uit het DHL Service Partner Portaal en synchroniseert deze met jouw DepotFlow‑account. De extensie verwerkt:
De extensie communiceert uitsluitend met servicepartner.dhlecommerce.nl (om de gegevens op te halen, met jouw eigen DHL‑inloggegevens) en met depotflow.app (om de gegevens in jouw account op te slaan). Verwijdering van de extensie wist alle lokaal opgeslagen gegevens; voor verwijdering van KPI‑data uit DepotFlow kun je contact opnemen via [email protected]. Voor het specifieke privacybeleid van de extensie zie depotflow.app/privacy‑extension.