Deze algemene voorwaarden ("Voorwaarden") regelen het gebruik van het DepotFlow softwareplatform door de service partner ("SP"). Door akkoord te gaan met deze Voorwaarden in het DepotFlow Portaal gaat de SP een bindende overeenkomst aan met DepotFlow.
Platform: het DepotFlow softwareplatform, inclusief de SP‑portal, de driver app en de KPI‑extensie.
Bezorger: een ZZP‑chauffeur of loondienstmedewerker die door de SP wordt ingezet voor bezorgactiviteiten.
Abonnementsfee: de wekelijks verschuldigde vergoeding zoals weergegeven in het actuele Tariefblad van de SP in het Platform.
Variabele fee: een aanvullende vergoeding van € 1,00 per actieve bezorger per week, bovenop de Abonnementsfee.
Actieve bezorger: een bezorger die in de betreffende week minimaal één afgeronde rit heeft uitgevoerd, zoals geregistreerd in het Platform. De registratie in het Platform is leidend voor de telling. Bij een aantoonbare technische storing aan het Platform die door DepotFlow is veroorzaakt, worden de getroffen bezorgers niet meegeteld.
Tariefblad: de actuele tariefweergave in het DepotFlow Portaal die voor de SP de geldende tier, korting en weektarief beschrijft. Het Tariefblad is een integraal onderdeel van deze Voorwaarden.
Founding customer: een SP die als één van de eerste vijf SP's een overeenkomst met DepotFlow heeft gesloten en daarmee in aanmerking komt voor een permanente kortingspercentage op de Abonnementsfee.
Schriftelijk: per e‑mail of via een bericht in het Platform.
Vertrouwelijke informatie: alle informatie die als zodanig is aangeduid of redelijkerwijs als vertrouwelijk moet worden beschouwd.
DepotFlow levert de SP toegang tot het Platform, bestaande uit:
DepotFlow is gerechtigd het Platform door te ontwikkelen. Bij het verwijderen van bestaande functionaliteiten wordt de SP minimaal 30 dagen van tevoren schriftelijk geïnformeerd.
De SP betaalt een wekelijkse Abonnementsfee plus de Variabele fee per actieve bezorger per week. Alle bedragen zijn exclusief BTW (21%).
De Abonnementsfee is gekoppeld aan het aantal actieve bezorger‑accounts van de SP, ingedeeld in tiers (Starter, Pro, Business, Plus, Enterprise). De actuele tier en weektarief van de SP zijn te raadplegen in het Tariefblad in het Platform.
Een eenmalige onboardingkost van € 299,00 is verschuldigd bij activatie van het account. Dit bedrag wordt bijgevoegd op de eerste reguliere wekelijkse factuur en samen geïncasseerd via SEPA.
Indien de SP is aangemerkt als founding customer, ontvangt de SP een permanente korting op de Abonnementsfee. Deze korting:
De founding customer korting vervalt automatisch bij:
De tier van de SP wordt wekelijks opnieuw bepaald op basis van het aantal actieve bezorger‑accounts. Een tierwijziging is per direct van kracht voor de eerstvolgende factureringsperiode. De founding customer korting blijft daarbij ongewijzigd van toepassing op de nieuwe tier.
DepotFlow kan het Tariefblad aanpassen met een aankondigingstermijn van minimaal 30 dagen. De founding customer korting blijft onverkort van toepassing, ook bij tariefwijzigingen.
De op het moment van akkoord geldende versie van het Tariefblad wordt opgeslagen als onderdeel van het akkoord‑bewijs (Artikel 17.2). Wijzigingen in het Tariefblad na akkoord volgen de procedure in Artikel 18.
Facturering vindt wekelijks achteraf plaats. De factuur wordt verstuurd in de week na de geleverde diensten, zodra het aantal actieve bezorgers van die week is vastgesteld. De factuur omvat: het aantal actieve bezorgers, de Variabele fee en de wekelijkse Abonnementsfee, en — uitsluitend op de eerste factuur — de eenmalige onboardingkost.
Betaling via doorlopende SEPA‑incasso zakelijk (B2B), uitgevoerd via Mollie. De factuur geldt als pre‑notificatie en wordt minimaal één werkdag vóór de incasso verzonden. De SP is verantwoordelijk voor het tijdig bevestigen en actief houden van het B2B‑incassomandaat bij zijn eigen bank. DepotFlow is gerechtigd activatie van het account uit te stellen totdat het mandaat door de bank van de SP is goedgekeurd.
Bij stornering, mislukte incasso of onvoldoende saldo wordt de openstaande factuur direct opeisbaar. Eventuele door de bank of Mollie in rekening gebrachte storneringskosten zijn voor rekening van de SP. De SP voldoet de openstaande factuur in dat geval binnen 7 kalenderdagen via overschrijving.
DepotFlow zal bij een mislukte incasso maximaal driemaal een nieuwe poging tot incasso doen, telkens met een tussenpose van drie kalenderdagen. Na drie mislukte pogingen is DepotFlow gerechtigd de toegang van de SP tot het Platform op te schorten totdat de openstaande factuur is voldaan.
Bij een geschil over een factuur meldt de SP dit schriftelijk binnen 5 werkdagen na ontvangst van de factuur. DepotFlow reageert binnen 7 werkdagen. Het niet‑betwiste deel blijft opeisbaar.
Wijziging of intrekking van de SEPA‑machtiging meldt de SP minimaal 14 dagen van tevoren schriftelijk aan DepotFlow. Bij intrekking gaat de SP akkoord met betaling per overschrijving binnen 30 kalenderdagen na factuurdatum.
Na het verstrijken van de in deze overeenkomst genoemde betaaltermijnen is de SP van rechtswege in verzuim, zonder dat een nadere ingebrekestelling vereist is, en is DepotFlow gerechtigd wettelijke handelsrente in rekening te brengen overeenkomstig artikel 6:119a BW.
Bij iedere mislukte incasso brengt DepotFlow EUR 25 administratiekosten in rekening, naast de eventuele door de bank of Mollie doorberekende storneringskosten.
Betalingen van de SP worden eerst toegerekend aan opeisbare rente, administratie‑ en incassokosten, en vervolgens aan de oudste openstaande facturen, ongeacht een eventueel andersluidende vermelding bij de betaling.
DepotFlow spant zich in voor een maandelijkse uptime van het Platform van ten minste 98%, gemeten over de productieomgeving en exclusief geplande onderhoudsmomenten. Geplande onderhoudsmomenten worden minimaal 24 uur van tevoren aangekondigd.
Bij structurele overschrijding van de in 5.1 genoemde beschikbaarheidsnorm gedurende twee opeenvolgende kalendermaanden heeft de SP recht op een servicecredit van 10% op de eerstvolgende Abonnementsfee‑factuur. De totale servicecredits per kalenderjaar bedragen maximaal 30% van de in dat jaar door de SP aan DepotFlow betaalde Abonnementsfees.
Servicecredits zijn de exclusieve remedie voor overschrijdingen van de beschikbaarheidsnorm. De SP heeft uit dien hoofde geen recht op aanvullende schadevergoeding, onverminderd het bepaalde in Artikel 12.
De SP verplicht zich tot strikte geheimhouding van alle vertrouwelijke informatie van DepotFlow, waaronder:
De verplichting geldt niet voor informatie die publiekelijk bekend was, de SP al bezat, door een derde zonder geheimhoudingsplicht is verstrekt, of wettelijk openbaar moet worden gemaakt.
De SP is niet toegestaan het verdienmodel of de partnerstructuren van DepotFlow te delen met of te implementeren voor andere bezorgplatforms, voor zover gebaseerd op vertrouwelijke informatie van DepotFlow.
Deze geheimhoudingsverplichting geldt gedurende de looptijd van de overeenkomst en tot twee jaar na beëindiging.
Bij een aantoonbare schending van Artikel 6.1 of 6.2 verbeurt de SP aan DepotFlow een direct opeisbare boete van EUR 5.000 per overtreding, vermeerderd met EUR 250 per dag dat de overtreding voortduurt, met een absoluut maximum van EUR 25.000 per overtreding. De bevoegdheid van de rechter tot matiging op grond van artikel 6:94 BW blijft bestaan.
Tijdens de looptijd van deze overeenkomst en gedurende 12 maanden na beëindiging zal de SP geen werknemers, freelancers, contractanten of zakelijke partners van DepotFlow actief benaderen, in dienst nemen of inhuren voor eigen rekening, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van DepotFlow. Deze bepaling geldt niet voor algemene, niet‑gerichte vacatures of voor personen die uit eigen beweging en zonder werving door de SP solliciteren.
DepotFlow heeft het recht de via het Platform gegenereerde data te gebruiken voor productontwikkeling en dienstverlening. De SP behoudt het recht op zijn eigen operationele data en kan een export opvragen binnen 30 dagen na beëindiging.
Alle intellectuele eigendomsrechten op het Platform berusten bij DepotFlow. De SP verkrijgt uitsluitend een niet‑exclusief gebruiksrecht voor de duur van de overeenkomst.
De SP verkrijgt geen impliciete licentie op enig aspect van het Platform, waaronder de algoritmes, de databasestructuur, de tariefberekeningsmethodiek, de parserlogica voor DHL‑specificaties, of enig ander onderliggend technisch of methodologisch element. Het gebruiksrecht van de SP beperkt zich strikt tot het bedoelde operationele gebruik van het Platform voor de duur van de overeenkomst.
De overeenkomst gaat in op het moment dat de SP akkoord gaat met deze Voorwaarden in het DepotFlow Portaal. Facturering vangt aan in de eerste volledige facturatieweek (maandag t/m zondag) na ondertekening.
De overeenkomst wordt aangegaan voor onbepaalde tijd, met een minimale looptijd van 3 maanden. Na de minimale looptijd is de overeenkomst opzegbaar met een opzegtermijn van 1 maand.
DepotFlow kan de overeenkomst met onmiddellijke ingang beëindigen bij:
Bij beëindiging vervalt de toegang tot het Platform per einddatum. Openstaande facturen blijven opeisbaar.
Opzegging dient schriftelijk te geschieden via een aantoonbaar afleveringsmechanisme (aangetekende post, e‑mail met leesbevestiging, of een bericht in het Platform met log‑bevestiging). Een gewone e‑mail zonder bevestigingsmechanisme volstaat niet voor opzegging.
Bij een betalingsachterstand van meer dan 30 kalenderdagen is DepotFlow gerechtigd, naast de in Artikel 4 genoemde maatregelen, om data‑exports, factuurfunctionaliteit, rapportagefunctionaliteit en andere kernfunctionaliteiten van het Platform op te schorten totdat alle openstaande bedragen, inclusief rente en kosten, volledig zijn voldaan. Opschorting laat de betalingsverplichting van de SP onverlet.
DepotFlow is niet aansprakelijk voor tekortkomingen door overmacht, waaronder storingen bij hostingproviders, stroomuitval, brand, overheidsmaatregelen en cyberaanvallen. DepotFlow informeert de SP zo spoedig mogelijk en spant zich in de dienstverlening te hervatten. DepotFlow neemt redelijke maatregelen om de impact van overmacht te beperken, waaronder het beschikbaar houden van backups en het treffen van alternatieve voorzieningen waar mogelijk.
Indien een overmachtsituatie langer dan 14 dagen aanhoudt, heeft de SP het recht de overeenkomst kosteloos op te zeggen.
Onder overmacht wordt mede begrepen langdurige ziekte, arbeidsongeschiktheid of overlijden van de eigenaar van DepotFlow gedurende een aaneengesloten periode van meer dan 7 dagen, zolang DepotFlow een rechtsvorm zonder vervangend personeel is.
De totale aansprakelijkheid van DepotFlow uit hoofde van of in verband met deze overeenkomst is per kalenderjaar beperkt tot het hoogste van:
met een absoluut maximum van EUR 25.000 per kalenderjaar voor alle schadegevallen tezamen.
DepotFlow is niet aansprakelijk voor indirecte schade. Onder indirecte schade wordt in elk geval verstaan: gederfde winst, omzetverlies, gemiste besparingen, reputatieschade, schade door bedrijfsstagnatie, en schade door aanspraken van bezorgers, klanten of afnemers van de SP.
De beperkingen in 12.1 en 12.2 gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van DepotFlow.
Bij een datalek of andere AVG‑gerelateerde tekortkoming geldt dezelfde cap als in 12.1, behoudens dwingendrechtelijke aansprakelijkheid op grond van artikel 82 AVG voor zover die rechtstreeks aan een betrokkene toekomt en niet contractueel kan worden uitgesloten.
Een vordering vervalt indien deze niet binnen twaalf (12) maanden na ontdekking van de tekortkoming schriftelijk bij DepotFlow is ingediend.
DepotFlow is niet aansprakelijk voor storingen, beperkingen, wijzigingen of tekortkomingen van diensten van derden, waaronder DHL‑systemen en ‑portalen, betalingsproviders, e‑mailproviders en hostingdiensten, voor zover deze tekortkomingen buiten de directe invloedssfeer van DepotFlow vallen. Een uitval of wijziging van een dergelijke dienst van een derde levert geen toerekenbare tekortkoming van DepotFlow op.
Klachten over de dienstverlening van DepotFlow — anders dan factuurgeschillen, waarvoor Artikel 4.4 geldt — dienen schriftelijk te worden gemeld binnen 14 kalenderdagen na ontdekking van de feiten waarop de klacht is gebaseerd, of zoveel eerder als redelijkerwijs van de SP mag worden verwacht.
Klachten die buiten de in 13.1 genoemde termijn worden gemeld, worden niet meer in behandeling genomen en daaraan gerelateerde vorderingen vervallen, behoudens voor zover dwingend recht anders bepaalt.
Dit artikel laat onverlet de vervaltermijn van twaalf maanden genoemd in Artikel 12.5.
De SP is uitsluitend verantwoordelijk voor de juridische, fiscale en arbeidsrechtelijke kwalificatie van de relatie met de door hem ingezette bezorgers.
De functionaliteiten van het Platform — waaronder facturatie‑automatisering, beschikbaarheidsplanning, KPI‑rapportages en contractbeheer — zijn neutrale hulpmiddelen die door de SP naar eigen inzicht worden geconfigureerd en gebruikt. Het beschikbaar stellen of gebruiken van deze functionaliteiten houdt geen oordeel of richtlijn in van DepotFlow over de kwalificatie van de relatie tussen de SP en de bezorgers.
De SP vrijwaart DepotFlow voor alle naheffingen, premies, boetes, rente, schadevergoedingen en aanverwante kosten die door de Belastingdienst, UWV, een rechter of een andere bevoegde instantie aan de SP worden opgelegd in verband met een (her)kwalificatie van de relatie tussen de SP en een bezorger als arbeidsovereenkomst of een andere fiscaal‑ of sociaalrechtelijk relevante kwalificatie.
Het Platform genereert automatisch financiële documenten, waaronder facturen, rapportages en uitbetalingsoverzichten, op basis van door de SP ingevoerde gegevens, door DHL aangeleverde specificaties en de in het Platform geconfigureerde regels.
De SP is eindverantwoordelijk voor de inhoudelijke controle en goedkeuring van alle door het Platform gegenereerde documenten voordat deze aan bezorgers, DHL of derden worden verstuurd of worden gebruikt voor financiële afwikkeling.
DepotFlow is niet aansprakelijk voor de financiële, fiscale of juridische gevolgen van door het Platform gegenereerde documenten die door de SP zijn goedgekeurd of niet tijdig zijn gecorrigeerd.
De SP zorgt voor een adequate interne controleprocedure voor de beoordeling van geautomatiseerd gegenereerde documenten.
De verwerking van persoonsgegevens (bezorgersgegevens, BSN, identiteitsdocumenten, rijbewijsgegevens) door DepotFlow ten behoeve van de dienstverlening aan de SP is geregeld in de afzonderlijke verwerkersovereenkomst (DPA) die de SP gelijktijdig met deze Voorwaarden accepteert. De DPA maakt integraal onderdeel uit van deze overeenkomst.
Het klikken op "Akkoord en activeer incasso" in het DepotFlow Portaal door een persoon die namens de SP gerechtigd is om deze overeenkomst aan te gaan, vormt een rechtsgeldig elektronisch akkoord met deze Voorwaarden en de DPA, gelijkwaardig aan een handgeschreven handtekening op grond van artikel 6:227a BW en de eIDAS‑verordening (EU 910/2014).
DepotFlow legt op het moment van akkoord het volgende vast als bewijs van de instemming:
Deze gegevens worden vastgelegd in een onveranderbaar logboek (sp_terms_acceptances) met een SHA‑256 controlesom van de canonieke JSON‑weergave van de bovenstaande gegevens.
De persoon die namens de SP akkoord geeft, verklaart bevoegd te zijn om de SP rechtsgeldig te vertegenwoordigen en deze overeenkomst aan te gaan.
De SP is gebonden aan een elektronisch akkoord dat is gegeven door iedere persoon die op het moment van akkoord redelijkerwijs door DepotFlow als bevoegd vertegenwoordiger van de SP kon worden beschouwd, overeenkomstig artikel 3:61 BW (schijn van volmacht). De SP is verantwoordelijk voor het beheer van toegangsrechten tot het Portaal en voor handelingen die via die toegang worden verricht.
Op het moment van akkoord wordt aan de SP de volledige tekst van deze Voorwaarden en de bijbehorende DPA getoond in scrollbare vorm op het akkoord‑scherm, met een direct downloadbare PDF‑versie van beide documenten.
Naast de in 17.2 genoemde bewijsvastlegging wordt op het moment van akkoord de exacte versie‑ID van de getoonde Voorwaarden en DPA vastgelegd, gekoppeld aan een op een stabiele URL beschikbare PDF‑versie van de geaccepteerde documenten. Hiermee kan op een later moment worden gereconstrueerd welke versie van de Voorwaarden en DPA aan de SP is getoond op het moment van akkoord.
Direct na het verlenen van akkoord ontvangt de SP automatisch een bevestigingsmail op het door de SP opgegeven contactadres, waaraan de PDF‑versies van de geaccepteerde Voorwaarden en DPA als bijlage zijn toegevoegd.
DepotFlow kan deze Voorwaarden en de bijbehorende DPA eenzijdig wijzigen om redenen waaronder: wijzigingen in wet‑ of regelgeving, nieuwe of gewijzigde functionaliteit, technische of organisatorische ontwikkelingen, of redelijke commerciële belangen.
Wijzigingen worden minimaal 30 dagen vóór de ingangsdatum aangekondigd via een banner in het Platform en per e‑mail aan het door de SP opgegeven contactadres.
Voortgezet gebruik van het Platform na de ingangsdatum van een wijziging geldt als acceptatie van die wijziging.
DepotFlow zal niet eenzijdig wijzigingen doorvoeren die uitsluitend gericht zijn tegen één specifieke SP op basis van willekeur.
Mondelinge afspraken, toezeggingen of mededelingen door medewerkers, adviseurs, vertegenwoordigers of zakelijke partners van DepotFlow binden DepotFlow uitsluitend indien deze schriftelijk door of namens de eigenaar van DepotFlow zijn bevestigd. De SP kan geen rechten ontlenen aan informele communicatie via WhatsApp, e‑mail of andere kanalen tenzij DepotFlow de betreffende afspraak schriftelijk heeft bevestigd als bindend onderdeel van de overeenkomst.
DepotFlow heeft het recht deze overeenkomst, inclusief alle daaruit voortvloeiende rechten en verplichtingen, in zijn geheel over te dragen aan: (a) een door Roderick Biesot op te richten of reeds opgerichte besloten vennootschap waarin de DepotFlow‑onderneming wordt voortgezet; (b) een rechtsopvolger onder algemene of bijzondere titel die de DepotFlow‑onderneming als geheel of in hoofdzaak voortzet; of (c) een groepsmaatschappij in de zin van artikel 2:24b BW van de onder (a) of (b) bedoelde rechtspersoon.
De SP verleent hierbij — onherroepelijk en bij voorbaat als bedoeld in artikel 6:156 jo. 6:159 BW — zijn medewerking aan deze overdracht. De overdracht komt tot stand door schriftelijke kennisgeving aan de SP, vergezeld van een akte als bedoeld in artikel 6:159 lid 1 BW. DepotFlow informeert de SP ten minste 14 dagen voordat de overdracht van kracht wordt.
De SP kan deze overeenkomst niet overdragen aan een derde zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van DepotFlow.
DepotFlow heeft de intentie om binnen twee (2) maanden na het aangaan van deze overeenkomst een besloten vennootschap (DepotFlow B.V.) op te richten en de uit deze overeenkomst voortvloeiende rechten en verplichtingen aan deze BV over te dragen overeenkomstig 20.1. Indien deze oprichting of overdracht niet binnen de genoemde termijn is voltooid, blijft de overeenkomst onverkort van kracht tussen de SP en DepotFlow als eenmanszaak; aan het niet halen van deze termijn kunnen door de SP geen rechten worden ontleend.
De SP heeft het recht DepotFlow te verzoeken een broncode‑escrowregeling op te zetten bij een onafhankelijke escrow‑agent. De kosten daarvan komen voor rekening van de verzoekende SP, tenzij partijen schriftelijk anders overeenkomen. Tot het moment dat een dergelijke regeling daadwerkelijk is opgezet, kan aan dit artikel geen recht op afgifte van de broncode worden ontleend.
De SP erkent dat zijn contractuele relatie met DHL geheel buiten deze overeenkomst valt. DepotFlow heeft geen contractuele relatie met DHL en treedt op geen enkele wijze op als vertegenwoordiger, agent of partner van DHL.
DepotFlow is niet aansprakelijk voor de inhoud, uitvoering, wijziging, opschorting of beëindiging van de relatie tussen de SP en DHL. Wijzigingen in DHL‑systemen, ‑tarieven, ‑procedures of ‑beleid die de bedrijfsvoering van de SP raken, leiden niet tot enige aansprakelijkheid van DepotFlow.
Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement Rotterdam, tenzij dwingend recht anders bepaalt.